PRIVACYREGELS BIJ VERZUIMCONTROLE!

Wanneer een werknemer zich ziek meldt, wil de werkgever graag zoveel mogelijk weten over de achtergrond van het verzuim. De wijze waarop hij met deze informatie omgaat is echter aan regels gebonden. Aan de andere kant geldt op sommige punten wel een informatieplicht voor de werknemer. Ook voor de gegevensuitwisseling met derden zoals arbodienst en verzekeringsmaatschappij gelden regels.

De ziekmelding:

De werkgever kan de werknemer opleggen om zich bij ziekte zo spoedig mogelijk ziek te melden. De wijze waarop dit moet gebeuren kan hij in een regeling of protocol vastleggen. Ook kan hij de werknemer opleggen om zo spoedig mogelijk te melden dat hij hersteld is.

De werkgever mag bij de ziekmelding de volgende informatie aan de zieke werknemer vragen:

• telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• vermoedelijke duur van de ziekte;
• lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt;
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een verkeersongeval in verband met de regresmogelijkheid.

De werkgever mag niet informeren naar aard en oorzaak van de ziekte. De werknemer mag hierover zwijgen indien de werkgever ernaar informeert. Wel mag de werkgever in bepaalde situaties bij de ziekmelding direct informeren of er aanpassingen in het kader van de reïntegratie aangeboden kunnen worden.

De bedrijfsarts mag de werkgever informeren over de mate en wijze waarop het ziekteverzuim werkgerelateerd is wanneer de informatie over de functionele beperkingen en noodzakelijke aanpassingen onvoldoende informatie bevat voor de reïntegratie.

De werkgever mag de vrijwillig verkregen informatie over de aard en oorzaak van de ziekte slechts in uitzonderlijke situaties in het personeelsdossier opnemen, bijvoorbeeld indien het noodzakelijk is in verband met het gezondheidsbelang van de werknemer.
De werkgever informeert de zieke werknemer dat hij eventueel in het zogenoemd SMT (Sociaal Medisch Team) besproken wordt danwel kan worden.

Gegevensuitwisseling met de (arbo)dienstverlener:

• De werkgever kan controleren of de zieke werknemer daadwerkelijk ziek is en of de claim van de zieke werknemer op loondoorbetaling terecht is.
• De werkgever en (arbo)dienstverlener verrichten beide werkzaamheden in het kader van controle en verzuimbegeleiding. De werkgever is hierbij verantwoordelijk voor controle en verzuimbegeleiding en de (arbo)dienstverlener kan hem daarbij adviseren.
• Als de zieke werknemer niet meewerkt aan de controlevoorschriften kan dit onder andere als consequentie hebben dat de werkgever de loondoorbetaling opschort.
• Controlevoorschriften zijn schriftelijk gegeven, redelijk (dus niet onnodig belastend) en beperkt tot inlichtingen ten behoeve van het vaststellen van het recht op loondoorbetaling.
• De zieke werknemer verstrekt aan de (arbo)dienstverlener alle informatie die nodig is in verband met het beoordelen van de arbeidsongeschiktheid, de verzuimbegeleiding en de reïntegratie.
• De bedrijfsarts mag (medische) gegevens van de zieke werknemer opvragen bij diens behandelend arts. De behandelend arts mag deze gegevens slechts verstrekken met uitdrukkelijke toestemming van de patiënt c.q. zieke werknemer.
• De (arbo)dienstverlener beperkt zich bij de informatieverstrekking aan de werkgever tot de informatie die noodzakelijk is voor de werkgever bij het beoordelen van de loondoorbetalingsverplichting, de verzuimbegeleiding en de reïntegratie. Als de (arbo)dienstverlening meer informatie wil verstrekken aan de werkgever, gebeurt dit alleen met uitdrukkelijke toestemming van de zieke werknemer.

Gegevensuitwisseling in verband met re-integratie:

• De zieke werknemer geeft alleen die gegevens aan een ingeschakeld reïntegratiebedrijf die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de afgesproken reïntegratie-activiteiten.
• De werkgever en de arbodienst verstrekken het reïntegratiebedrijf de voor het afgesproken reïntegratietraject noodzakelijke gegevens over de zieke werknemer. Zij informeren de zieke werknemer vooraf welke gegevens dit zijn.
• Wat betreft de medische gegevens verstrekt de arbodienst de voor de reïntegratie noodzakelijke gegevens aan het reïntegratiebedrijf. De arbodienst informeert de zieke werknemer hierover vooraf.
• Het reïntegratiebedrijf mag alleen met uitdrukkelijke toestemming van de zieke werknemer medische gegevens bij de huisarts en specialist opvragen.
• Het terugleveren van gegevens over de zieke werknemer van het reïntegratiebedrijf naar de werkgever beperkt zich tot gegevens over de voortgang van de reïntegratie en de mate waarin de zieke werknemer meewerkt aan zijn reïntegratie-activiteiten (geen medische gegevens). Aan de (arbo)dienstverlener mag het reïntegratiebedrijf wel medische gegevens verstrekken in het kader van het uitoefenen van zijn taak om de zieke werknemer te begeleiden. Het reïntegratiebedrijf informeert de werknemer hierover vooraf.
• De werknemer verstrekt aan het UWV de nodige gegevens in het kader van de uitvoering van Wet SUWI en Wet REA.

Gegevensuitwisseling met de verzuimverzekeraar:

• De werkgever en arbodienst mogen de verzuimverzekeraar administratieve gegevens over het ziekteverzuim van individuele werknemers verstrekken in het kader van de claimbeoordeling.
• De verzuimverzekeraar mag slechts met uitdrukkelijke toestemming van de zieke werknemer medische informatie over hem ontvangen.

Het Koninkijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst (KNMG) heeft een code vastgesteld voor de gegevensuitwisseling tussen werknemers, bedrijfsartsen, werkgevers, behandelend artsen en verzekeringsartsen bij arbeidsverzuim van patiënten/werknemers.

In de code ‘Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en reïntegratie’ (op te vragen) staat precies welke gegevens onder welke voorwaarden mogen worden uitgewisseld. Uitgangspunt daarbij is dat de efficiënte samenwerking tussen betrokken artsen in balans moet zijn met de bescherming van de privacy van de patiënt/werknemer.

De Code bestaat uit drie delen:

• deel A bevat de basisinformatie over gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en reïntegratie;
• deel B gaat nader in op de belangrijkste gegevensstromen daarbij
• deel C licht de procedure toe die de hulpverleners in acht moeten nemen bij het vragen van toestemming voor gegevensuitwisseling aan de patiënt.

De code vervangt de codes ‘Beheer en verkeer sociaal medische gegevens’ uit 1995 en de code ‘Samenwerking bij arbeidsverzuim’ uit 1998.