TIPS VOOR HET VOEREN VAN VERZUIMGESPREKKEN.

Actieve verzuimbegeleiding is heel belangrijk. De ervaring leert namelijk dat regelmatig contact, belangstelling tonen, de medewerker blijven betrekken bij het reilen en zeilen van het bedrijf en de afdeling een snelle terugkeer van de medewerker bevordert. De inzet van de leidinggevende is op dit punt essentieel. We geven enkele handvatten voor het voeren van gesprekken.

Het eerste verzuimgesprek: de telefonische ziekmelding

• Geef blijk van belangstelling en betrokkenheid;
• Wees correct en vriendelijk;
• Probeer te achterhalen wat er aan de hand is (door het stellen van open vragen). Heeft de ziekte soms een relatie met het werk? Let wel: de medewerker is niet verplicht om met de werkgever over de aard van zijn ziekte te praten;
• Vraag naar de vermoedelijke duur van het ziekteverzuim en welke werkzaamheden de werknemer nog wel zou kunnen doen. Deze informatie is nodig om het werk goed te organiseren en om iets aan mogelijke oorzaken in het werk te doen;
• Toon bereidheid om eventuele problemen op te lossen. Vraag wat het bedrijf voor de werknemer kan doen;
• Vraag wat er op het werk geregeld moet worden. Moeten er werkzaamheden worden overgedragen of afspraken worden verzet?;
• Maak afspraken over verder contact: wanneer spreken partijen elkaar weer, hoe vaak nemen zij contact met elkaar op, wie neemt het initiatief, stelt de medewerker huisbezoek op prijs?
• De afspraken dienen niet vrijblijvend te zijn. Denkt de medewerker binnen een week beter te zijn, dan kan de werkgever hem vragen te bellen als het verzuim toch langer duurt.
• De medewerker mag zich niet gedwongen voelen uitspraken te doen over de aard en de oorzaak van de ziekte. In het ziekmeldingsgesprek gaat het vooral om belangstelling voor de medewerker en de gevolgen van de afwezigheid voor het werk. Ook moet de werkgever acties kunnen ondernemen die de wet vereist bij langdurig ziekteverzuim. Zodra duidelijk is dat de medewerker voor langere tijd ziek is, moet de werkgever een reïntegratiedossier aanleggen en in de zesde week van het verzuim moet de bedrijfsarts op verzoek van de werkgever een verzuimanalyse en reïntegratieadvies opstellen.

Het gesprek bij kortdurend frequent verzuim

• Wees goed op de hoogte van de feiten en som deze ook op aan de medewerker: hoe vaak en hoe lang heeft de medewerker de afgelopen periode verzuimd, welke redenen gaf hij/zij hiervoor op? Vaak blijken de feiten af te wijken van de beleving van zowel de medewerker zelf als de leidinggevende. Door de feitelijke gegevens op een rij te zetten, ontstaat een reëel beeld van het daadwerkelijke verzuim en een gemeenschappelijke basis van waaruit het gemakkelijker praten is;
• Beschrijf de verstorende effecten van het verzuim op het werk en de collega’s;
• Geef de medewerker de gelegenheid zijn verhaal te vertellen. Achter het frequent ziekteverzuim zit vaak een emotionele lading; accepteer daarom ook dat de medewerker stoom afblaast;
• Stel de oorzaak vast: ligt dat bij de medewerker, de taakstelling of de omgeving?
• Zoek samen naar oplossingen. Als de werknemer zich serieus genomen voelt, zal het resultaat van het gesprek beter zijn. Alhoewel de medewerker de aard van de arbeidsongeschiktheid niet hoeft te bespreken, is het van belang dat hij/zij inziet dat er voor werkgebonden oorzaken mogelijk oplossingen te vinden zijn;
• Maak concrete afspraken over verdere acties. Bijvoorbeeld hulp in de vorm van begeleiding bij het werk of in de persoon van de bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk;
• Bespreek de consequenties bij een ongewijzigd verzuimpatroon. Als de werknemer goede redenen heeft waarom hij zijn verzuimpatroon niet kan veranderen, dan zal een oplossing gezocht moeten worden, zoals overplaatsing naar een andere functie. Maar het ontbreken van gegronde redenen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen. Wees hier duidelijk over;
• Maak een afspraak voor een evaluatiegesprek;
• Maak een verslag van het verzuimgesprek, met de afspraken en de datum. De medewerker en de leidinggevende ondertekenen beiden het verslag. Is de medewerker hiertoe niet bereid, laat hem dan alleen tekenen voor gezien of ontvangst of reik het verslag uit in aanwezigheid van een derde. Dit is nodig met het oog op een eventuele disciplinaire maatregel.

Contact tijdens ziekte (met name bij langdurig ziekteverzuim)

• Spreek af hoe en hoe vaak het contact tijdens de ziekte wordt onderhouden. Afgesproken kan worden dat de medewerker belt. De eerste maand is wekelijks contact wenselijk. Daarna is minimaal eens per twee weken aan te bevelen;
• De leidinggevende kan ook een keer op bezoek gaan, maar nooit tegen de wens van de medewerker in;
• Blijf als leidinggevende zoveel mogelijk zélf geïnformeerd door met de medewerker in contact te blijven;
• Laat af en toe ook collega’s interesse tonen. Een fruitmand, een kaartje en regelmatig telefonisch contact kunnen een gevoel van isolement bij de zieke medewerker voorkomen;
• Van de medewerker mag worden verwacht dat hij/zij zelf ook contact zoekt en houdt;
• Probeer ondertussen de zieke medewerker zo snel als mogelijk (als medisch verantwoord is) aan het werk te krijgen;
• Vraag na welke aanpassing(en) er voor de terugkeer nodig zijn. Denk aan werkzaamheden, werktijden, vervoer, werkdruk of een geleidelijke terugkeer op de werkplek;
• Zet de afspraken op papier.

Het gesprek bij werkhervatting: het terugkeergesprek
Dit gesprek vindt plaats bij, voor, of direct na de herstelmelding en heeft vooral tot doel de medewerker gerust te stellen, opdat hij zich weer zo snel mogelijk thuis voelt op de werkplek.

• Bespreek de actuele situatie op het werk: welke werkzaamheden zijn overgedragen, welk werk is blijven liggen, welke veranderingen zijn er geweest etcetera;
• Vraag hoe hij/zij de begeleiding heeft ervaren en vraag om suggesties voor verbetering.